Statuts
Statuts
Statuts de l'UINL
Approuvés par l’Assemblée des Notariats Membres le 2 octobre 2007 à Madrid,
et modifiés à Rio de Janeiro le 2 octobre 2015 et lors de sa session virtuelle le 3 décembre 2021
PREAMBULE
L'Union Internationale du Notariat doit son origine comme "Union Internationale du Notariat Latin" (UINL) au premier Congrès International tenu à Buenos- Aires le 2 octobre 1948 à l'initiative du Collège des Notaires de cette ville, ses statuts ayant été approuvés lors du deuxième Congrès International tenu à Madrid le 21 Octobre 1950.
Elle conserve son logo et son acronyme «UINL» originaires.
L'Union Internationale du Notariat représente l'unité spirituelle et l'institution du notariat de type latin, dont les membres sont des juristes, conseils indépendants et impartiaux qui, par investiture de l'autorité publique, confèrent aux documents qu'ils rédigent l'authenticité, instrument de garantie de la sécurité juridique et de la liberté contractuelle.
TITRE Ier : REGLES GENERALES
Art. 1. Dénomination - But - Sièges
1.1 L’Union Internationale du Notariat, dénommée ci-après "UINL", est une organisation non gouvernementale constituée pour promouvoir, coordonner et développer la fonction et l’activité notariales dans le monde entier.
1.2 Le siège honoraire de l'UINL est à Buenos-Aires (Argentine).
1.3 Le siège social est à Rome (Italie) Via Flaminia, 160.
Art. 2. Objet
L’UINL a pour objet :
a) la promotion et l'application des principes fondamentaux du système de notariat de type latin ainsi que des principes de déontologie notariale ;
b) la représentation du notariat auprès des organisations internationales et la collaboration avec celles-ci ;
c) la coopération avec les Notariats nationaux, Membres ou non de l'UINL, et toutes institutions apparentées, notamment pour encourager l’évolution du notariat de type latin ;
d) la promotion, l'organisation et le développement de la formation professionnelle et le soutien aux travaux scientifiques dans le domaine notarial ;
e) la promotion des congrès internationaux de l'UINL et le soutien aux congrès et réunions professionnelles dépassant le cadre purement national.
Art. 3. Membres de l'UINL
3.1 Les Membres sont les notariats nationaux admis par l’Assemblée.
3.2 Ils sont représentés :
a) par leur instance nationale représentative ;
b) à défaut de l'instance visée au paragraphe précédent, par une seule représentation nationale désignée par les instances notariales du pays.
3.3 La qualité de Membre se perd :
a) par suite de retrait volontaire ;
b) suite à la décision de l'Assemblée quand il existe des motifs graves et justifiés inhérents au but et à l'objet, ainsi qu’au respect des présents statuts.
Art. 4. Ressources de l’UINL
Les ressources de l’UINL se composent notamment :
a) des cotisations ordinaires ou extraordinaires de ses Membres ;
b) des recettes résultant de ses activités ainsi que des publications qu'elle dirige et édite ;
c) des dons, legs, subsides et subventions.
d) de toutes autres rentrées ou sources de financement.
TITRE II: ORGANES
Art. 5. Enumération
Les organes sont:
a) l'Assemblée des Membres (ci-après dénommée « l’Assemblée »)
b) le Président
c) le Conseil de Direction
d) le Conseil général
e) le Conseil de surveillance financière
CHAPITRE I : L'ASSEMBLÉE
Art. 6. Composition
6.1 L'Assemblée est l'organe suprême de l'UINL.
6.2 Elle est constituée de tous les Membres, représentés chacun par son Président ou délégué dûment mandaté, en conformité avec les dispositions nationales respectives.
6.3 Un Membre ne peut se faire représenter par un autre Membre.
Art. 7. Réunions
7.1 L'Assemblée se réunit en session ordinaire une fois par an, dans le courant du deuxième semestre, à une date fixée par le Président au moins neuf mois à l’avance.
7.2 La dernière session ordinaire d’une législature se tiendra en coïncidence avec le Congrès International du Notariat.
7.3 L'Assemblée peut être convoquée en session extraordinaire par le Président, sous préavis de 30 jours, soit de sa propre initiative, soit à la demande d'au moins un dixième des Membres et auquel cas elle doit avoir lieu dans un délai de 60 jours.
7.4. En cas de force majeure, d’une situation d’urgence, d’un état de nécessité ou dans une situation similaire, le Président ou, le cas échéant les requérants de la convocation, pourront décider que l’Assemblée tant ordinaire qu’extraordinaire soit tenue soit par visioconférence ou par d’autres moyens de télécommunication soit sous forme mixte (présence physique et à distance des participants) et ceci à l’aide d’une technique permettant l’identification des participants et garantissant leur participation effective. Il en est de même à défaut d’une invitation acceptable par un Notariat membre.
Un Membre a le droit de participer virtuellement à l’Assemblée dans l’un des cas ci-dessus ou s’il est empêché de participer à raison d’autres motifs graves. Ces situations seront évaluées en considérant les circonstances du pays auquel le notariat en question appartient et/ou celles du pays dans lequel devrait se tenir la réunion.
Les exigences techniques et pratiques d'une telle Assemblée pourront être réglementées par le Règlement Général.
Art. 8. Quorum de présence
8.1. Les délibérations de l'Assemblée sont prises à la majorité des voix et avec la présence d'au moins la moitié des Membres. En deuxième convocation, la délibération est valable quel que soit le nombre de participants. Les administrateurs ne prennent pas part au vote sur les résolutions approuvant les états financiers et sur les résolutions concernant leur responsabilité.
8.2. Pour la modification des statuts, les dispositions de l'art. 10.1 seront appliquées.
Le quorum de présence établi au début de la réunion est valable à toutes fins utiles pour la durée de l’assemblée.
8.3 Pour délibérer de la dissolution de l'association et de la dévolution du patrimoine, le vote favorable d'au moins trois quarts des Membres est requis.
Art. 9. Droit de vote
9.1 Chaque Membre a une seule voix.
9.2 Un Membre qui n'a pas satisfait à ses obligations financières envers l'UINL, est privé du droit de vote, à moins que l'Assemblée ne considère qu'il existe une justification valable pour cette situation.
Art. 10. Majorités
10.1 Les décisions sont prises à la majorité des voix des Membres dont la présence a été constatée conformément aux dispositions de l’article 8.
La présence et les voix de la majorité des Membres de l'UINL ayant droit de vote sont requis pour adopter et modifier les Statuts. Ces mêmes conditions seront requises pour admettre et exclure les Membres.
10.2 Seuls les votes pour ou contre sont décomptés pour le calcul de la majorité requise, à l’exclusion des abstentions et des bulletins nuls.
Art. 11. Compétences de l'Assemblée
L'Assemblée a les pouvoirs suivants :
a) elle prend toute initiative et décision dans le domaine politique ou scientifique du notariat international et en confie l’exécution au Président respectivement au Conseil de Direction ou au Conseil général ;
b) elle fixe les orientations et approuve le programme d´activités de l’UINL ;
c) elle approuve les modifications des statuts ainsi que du règlement général ;
d) elle admet et exclut les Membres ;
e) elle confère le statut d'observateur à toute organisation notariale intéressée et qualifiée ;
f) elle institue les commissions et peut donner les instructions qu’elle juge utiles pour mettre en place des groupes de travail ;
g) elle élit le Président, les vice-présidents, le secrétaire et le trésorier de l’UINL ainsi que des membres supplémentaires prévus à l’article 14a), de même qu’elle désigne les présidents des Commissions ;
h) elle désigne les membres du Conseil de surveillance financière ;
i) elle élit les membres du Conseil général après avoir pris en considération les propositions afférentes des Membres de l’UINL ;
j) elle approuve le rapport annuel sur l'état et les activités de l’UINL ;
k) elle approuve le budget (y compris les allocations) ainsi que les comptes annuels et fixe la contribution annuelle des Membres ;
l) elle approuve le rapport du Conseil de surveillance financière ;
m) elle donne décharge aux membres du Conseil de Direction, y compris au Président
n) elle nomme les récipiendaires de l'Ordre du Mérite ;
o) elle prend toutes les décisions relevant des statuts.
CHAPITRE II : LE PRESIDENT
Art. 12. Fonctions et compétences
12.1. Le Président est le représentant officiel de l’UINL ainsi que le garant de son unité.
12.2. Il applique la politique de l’UINL avec la collaboration du Conseil de Direction selon le programme d’activités adopté par l’Assemblée.
12.3. Le Président convoque et préside l’Assemblée ainsi que le Conseil de Direction et le Conseil Général.
12.4. Il exerce toutes autres fonctions et assume toutes autres tâches qui lui sont octroyées par les statuts.
CHAPITRE III: LE CONSEIL DE DIRECTION
Art. 13. Fonctions et compétences
Le Conseil de Direction est l'organe de direction et de gouvernement de l'UINL.
a) Il dirige les activités de l’UINL dans le cadre du programme afférent adopté par l’Assemblée dont il assure l’exécution.
b) Il assume la gestion des affaires ordinaires et surveille l'accomplissement des tâches du Secrétariat administratif.
c) Il désigne les représentants de l’UINL auprès des Organisations Internationales
d) ll désigne les membres et les bureaux des commissions (sauf leurs présidents) de même qu’il ratifie ceux des groupes de travail, sélectionnés conformément aux dispositions de l’article 17.g et 17 h. En cas d’urgence, il peut de sa propre initiative, instituer des groupes de travail ad hoc
e) Il surveille l’évolution des finances et dans ce contexte il approuve, si nécessaire, les financements qui requièrent une décision rapide ; de même il dresse les comptes annuels et le budget à soumettre à l’approbation de l’Assemblée.
f) Il approuve et modifie les règlements autres que le règlement général de l’UINL.
g) Il exerce toutes les fonctions et missions que l’Assemblée des Membres lui aura déléguées
Art. 14. Composition
Le Conseil de Direction, dont le nombre total de membres avec ou sans droit de vote ne peut excéder un tiers du nombre de Membres de l`UINL, est composé des personnes suivantes :
a) membres avec droit de vote
- le président
- les vice-présidents
- le trésorier
- un nombre de conseillers supplémentaires élus par l’Assemblée pour atteindre éventuellement le plafond indiqué ci-dessus.
b) membres avec voix consultative
- le président sortant
- le secrétaire
- les présidents des commissions continentales
- le président de la Commission Consultative (CC)
- le président de la Commission de Coopération Notariale Internationale (CCNI)
s'ils n'occupent pas déjà un des postes prévus ci-dessus sub a).
La composition du Conseil de Direction sera établie de façon à garantir une répartition équitable entre tous les continents, et à l’intérieur de ceux-ci, leurs zones géographiques.
Art 15. Réunions
15.1. Le Conseil de Direction se réunit au moins trois fois par an., en présence physique, virtuelle ou mixte, selon la décision du Président.
15.2. Il peut également se réunir en session extraordinaire, et sans limitation aucune, soit à l’initiative du Président, soit sur demande d’au moins 5 membres ayant le droit de vote. en présence physique, virtuelle ou mixte, selon la décision des requérants de la convocation.
15.3 L’article 7.4 s’appliquera de manière analogue.
15.4 Le quorum de présence requis est de la majorité des membres du Conseil de Direction ayant le droit de vote et les décisions prises doivent recueillir l’assentiment de la majorité des participants au vote, sauf pour les questions d’ordre financier, pour lesquelles une majorité des deux tiers est requise. En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante.
CHAPITRE IV : LE CONSEIL GENERAL
Art. 16. Fonctions
Le Conseil Général est l’organe consultatif de l'UINL, en charge de la réflexion politique et scientifique de celle-ci.
Art. 17. Compétences
Le Conseil général a les compétences suivantes :
a) Il émet des avis et des recommandations, soit de sa propre initiative, soit à la demande du Président, du Conseil de Direction ou de l’Assemblée, sur toutes matières qui affectent les intérêts de l’UINL et en particulier sur celles en relation avec le programme d’activités et les lignes directrices définies par l’Assemblée.
b) Il étudie soit de sa propre initiative soit à la demande du Président, du Conseil de Direction ou de l’Assemblée toutes questions d’intérêt pour le maintien, le renforcement, l’expansion et la divulgation du notariat de type latin.
c) Il propose au Conseil de Direction des sujets à traiter par celui-ci ou à porter à l’ordre du jour de l’Assemblée.
d) Il est obligatoirement consulté sur l’admission de nouveaux Membres.
e) Il émet obligatoirement des recommandations sur des modifications à apporter aux statuts ou au règlement général.
f) Il prend connaissance des dossiers de candidatures aux postes de président, de vice-présidents et de trésorier ainsi que des autres membres avec droit de vote du Conseil de Direction
g) Il prépare la sélection des membres des commissions continentales et intercontinentales ainsi que de leurs bureaux.
h) Il met en place des groupes de travail soit de sa propre initiative, soit à la demande du Conseil de Direction ou de l’Assemblée
i) Il surveille et coordonne les activités des commissions et groupes de travail.
j) Il veille au choix des thèmes des Congrès internationaux du Notariat ainsi qu’à l’organisation et au bon déroulement des travaux scientifiques de ces congrès de même qu’à la publication de leurs résultats.
Art. 18. Composition
18.1 Le nombre des conseillers généraux ne dépassera pas le double de celui des Membres de l'UINL, chacun de ceux-ci ayant le droit de présenter au moins une candidature. Dans cette limite, toute candidature peut être présentée lors de chaque Assemblée au cours d’une législature.
18.2 Les conseillers généraux sont élus par l'Assemblée, qui tiendra compte dans ses choix de l’apport global à l’UINL du notariat auquel chacun d'eux appartient ainsi que du respect d'un équilibre géographique.
18.3 Le mandat de conseiller général est irrévocable, sous réserve de cause grave, pour deux législatures. Le notariat national peut ensuite proposer le renouvellement du mandat de législature en législature autant de fois qu'il le souhaite, sous réserve du vote de l'Assemblée.
18.4 Les Membres de l’Assemblée veilleront à proposer comme nouveaux conseillers uniquement des candidats, notaires en exercice, justifiant de leur intérêt pour les travaux internationaux par une implication afférente au sein de l’UINL ou de leur notariat.
18.5 Le conseiller général qui ne participe pas à trois réunions consécutives du Conseil général perd automatiquement sa qualité de conseiller. L’Assemblée peut cependant, avec l’accord de son notariat, lui conférer le titre de conseiller honoraire.
18.6 A moins que son notariat ne décide de prolonger son mandat, tout conseiller général qui cesse définitivement ses fonctions notariales, que ce soit volontairement ou pour avoir atteint la limite d’âge imposée par sa législation nationale, devient conseiller honoraire. Il en de même de tout conseiller qui cesse ses activités au sein de l’UINL tout en restant notaire.
18.7 A compter de leur élection, les membres du Conseil de Direction deviennent simultanément membres du Conseil Général pour une durée identique à celle de leur mandat comme membres du Conseil de Direction, et ceci en dehors du plafond fixé à l’article 18.1.
18.8 Les anciens Présidents de l’Union sont membres de droit du Conseil Général, en dehors du plafond fixé à l’article 18.1.
Art. 19. Obligations des conseillers généraux et de leur notariat
19.1 Les conseillers généraux n'ont pas de mandat impératif de leur notariat, mais ils ont l'obligation de maintenir un étroit contact avec celui-ci en l'informant sur le travail effectué par le Conseil Général et en rapportant à ce dernier les préoccupations ainsi que les souhaits de leur notariat.
19.2 Les Membres sont tenus de soutenir financièrement leurs Conseillers de manière appropriée et pendant la durée de leurs mandats au Conseil Général.
Art. 20. Réunions
20.1 Le Conseil général est présidé par le Président de l’UINL, assisté du Secrétaire en collaboration avec le Secrétariat Administratif ;
20.2 Le Conseil général se réunit en session ordinaire en principe deux fois par an, à savoir la première fois au cours du deuxième trimestre en commun avec le Conseil de Direction et la deuxième fois avant ou conjointement à l’Assemblée, et ce en présence physique, virtuelle ou mixte, selon la décision du Président.
20.3 Le Conseil général se réunit en session extraordinaire à l'initiative du Président de l'UINL, de l'Assemblée ou sur demande d’un tiers de ses Membres et ce en présence physique, virtuelle ou mixte, selon la décision des requérants de la convocation.
20.4. L’article 7.4 s’appliquera de manière analogue.
20.5. L'ordre du jour des sessions est préparé par le Président en coordination avec le Conseil de Direction.
Art. 21. Procédure de vote
21.1 Les décisions du Conseil général sont prises à la majorité simple et requièrent un quorum de présence d’un tiers des Membres. En cas d'égalité de voix, celle du président de la session est déterminante
21.2 Le droit de vote ne peut être délégué.
CHAPITRE V : LE CONSEIL DE SURVEILLANCE FINANCIERE
Art. 22. Fonctions, composition et compétences
22.1 Le Conseil de Surveillance Financière (CSF) a pour tâche principale de vérifier les états financiers de l’UINL et de ses différents organismes ainsi que d’exprimer son opinion à leur égard.
22.2 Il se compose de trois membres, dont un avec fonction de Président, élus par l’Assemblée parmi des candidats n’appartenant ni au Conseil de Direction, ni au Conseil général, mais proposés par les Membres.
22.3 Les membres du CSF sont élus pour une législature. Ils peuvent être réélus.
22.4 Cet organe rédigera pour l‘Assemblée un rapport sur les comptes de l’exercice écoulé et la pertinence des dépenses engagées, le tout basé sur une révision en bonne et due forme de ceux-ci par un expert en la matière dont le Conseil de Surveillance Financière s‘adjoindra les services.
TITRE III : LES DIRIGEANTS DE L’UINL
Art.23. Enumération
En dehors du Président, les dirigeants de l’UINL sont les Vice-Présidents, le Trésorier et le Secrétaire.
Art.24. Fonctions et pouvoirs
24.1. LES VICE-PRESIDENTS
24.1.1. Les Vice-présidents exercent des fonctions exécutives dans leur zone de compétence, en appuyant le président et en remplissant les tâches que le Conseil de Direction leur aura déléguées, à raison d’un pour chacune des zones suivantes :
- Afrique
- Amérique du Nord, Amérique Centrale et Caraïbes
- Amérique du Sud
- Asie et Océanie
- Europe
Dans la mesure du possible, les Vice-présidents assument la présidence de la commission continentale de leur zone. A défaut, le Vice-président et le président de la commission continentale concernée doivent coordonner étroitement leur action et le vice-président est tenu de participer aux réunions de ladite commission.
24.1.2. Les Vice-présidents ont une obligation prioritaire de permettre la circulation réciproque des informations et des besoins essentiels entre l’UINL et les notariats de leurs ressorts.
24.2. LE TRESORIER
Le Trésorier est responsable de la gestion consolidée des comptes, de l’exécution des règlements à effectuer, de la supervision des mouvements de fonds et de la présentation de rapports périodiques ainsi que des comptes et du budget annuels.
24.3. LE SECRETAIRE
Le Secrétaire est responsable de la gestion du secteur administratif ainsi que du suivi des relations extérieures.
Art.25. Présentation des candidats au poste de président, de vice-présidents, de trésorier, et de Secrétaire
25.1. Sous réserve du pouvoir souverain de l’Assemblée, le Conseil général reçoit les dossiers des candidatures présentées aux fonctions de président, de vice-présidents et de trésorier de l’UINL.
25.2. Les candidats doivent être notaires en exercice, avoir reçu préalablement le soutien de leur notariat et, s’ils ne sont pas Conseillers Généraux, justifier de leur intérêt pour les travaux internationaux par une implication afférente au sein de l’UINL ou de leur notariat.
25.3. Le Président ne peut appartenir au même continent que le Président précédent, afin de favoriser l’alternance entre les continents, sauf circonstances exceptionnelles.
25.4. Le Conseil général, lors de l’avant-dernière session ordinaire de chaque législature, prend connaissance des candidatures reçues et des programmes des candidats.
Chaque Conseiller, après avoir écouté les candidats, peut formuler des questions, des observations ou recommandations, qui seront consignées au procès-verbal de la réunion du Conseil général. Toutes les observations des Conseillers reçues avant la réunion seront annexées au procès-verbal qui sera transmis aux Présidents des Notariats Membres au moins soixante jours avant la tenue de la dernière Assemblée de la législature.
25.5. Le Secrétaire est désigné par l’Assemblée sur proposition du Président et appartiendra de préférence au même notariat que ce dernier ou à un notariat de sa zone.
Art. 26. Election du Président, des vice-présidents, du trésorier et des Présidents des Commissions
26.1. Toutes les candidatures proposées sont soumises au vote de l'Assemblée.
26.2. L'élection du Président est régie par les règles suivantes :
a) S'il y a deux candidats, celui qui obtient le plus grand nombre de voix est élu.
b) S'il y a plus de deux candidats, est élu le candidat qui, au premier tour, obtient le vote de la majorité des Membres ayant droit de vote. Si aucun d'entre eux n'obtient cette majorité, un autre tour de scrutin est organisé entre les deux candidats qui ont obtenu le plus de voix au premier tour, et le candidat qui a obtenu le plus grand nombre de voix est élu.
26.3. Concernant les Vice-Présidents, le Trésorier et les Présidents des Commissions, quel que soit le nombre de candidats, seront élus ceux qui obtiennent le plus grand nombre de voix.
Art. 27. Durée des mandats
Les mandats du Président et du Secrétaire de l’UINL ne durent qu’une législature alors que ceux des Vice-présidents et du Trésorier peuvent être prorogés pour une législature supplémentaire.
Art. 28. Vacance de poste
28.1. En cas de décès, de démission ou d'incapacité permanente d’exercer ses fonctions, le Président est remplacé par le Vice-président de la zone à laquelle le Président appartient, qui terminera le mandat de son prédécesseur, alors qu’un vice-président et le Trésorier seront remplacés, à la discrétion du Président, par un membre du Conseil général issu de la même zone, sous réserve de ratification par l’Assemblée des Membres, lors de sa plus prochaine session.
28.2. En cas de décès, de démission ou d'empêchement permanent du Secrétaire, le Président choisit un successeur selon les critères prévus à l’article 25.5 sous réserve de ratification par l’Assemblée, lors de sa plus prochaine session.
TITRE IV: CONGRES INTERNATIONAL DU NOTARIAT
Art. 29. Nature et périodicité
29.1. Le Congrès International du Notariat a pour objet :
a) d'étudier, à un niveau hautement scientifique, de sujets de caractère juridique intéressant directement ou indirectement le notariat.
b) d'offrir un forum de discussion et d‘échange d’expériences entre les notariats et les membres de la profession.
c) de permettre à l’institution notariale de faire connaître à la société son rôle et son expérience dans le domaine juridique, politique et social.
29.2. Il a lieu tous les trois ans au cours des quatre derniers mois de chaque législature.
TITRE V: DISPOSITIONS DIVERSES
Art. 30. Législature
30.1 Une législature dure trois ans.
30.2 L'exercice annuel court du premier janvier au trente et un décembre
30.3 La durée du mandat de toute personne élue ou choisie pour remplir une fonction statutaire est égale à celle de la législature, sous réserve de disposition expresse des présents statuts.
Art. 31. For Ordinaire
Le For ordinaire est à Rome (Italie).
Art. 32. Texte de référence
Entrée en vigueur
Les présents Statuts entrent en vigueur dès leur approbation par l'Assemblée.